Datenschutz – Interne OTT-Apps

Letzte Aktualisierung: September 2026

Verantwortliches Unternehmen

Ott Electronic GmbH Vertreten durch die Geschäftsführer Elisabeth Gottwald und Michael Gottwald.

Ludwigsplatz 4 93309 Kelheim

Telefon: +49 (0) 9441 3131 Telefax: +49 (0) 9441 4449 E-Mail: info@otthoeren.de

Datenschutz-Kontakt

Bei Anfragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden. E-Mail: datenschutz@otthoeren.de

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die internen Unternehmens-Apps („OTT-Apps“) der Ott Electronic GmbH (Marke: OTT hören), die unseren Mitarbeitenden für die Arbeitsorganisation und die firmeninterne Telefonie zur Verfügung gestellt werden. Sie ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung, die weiterhin uneingeschränkt gilt.

Die Apps werden ausschließlich für Zwecke des Arbeitsverhältnisses und der betrieblichen Kommunikation eingesetzt. Eine Nutzung durch Dritte ist nicht vorgesehen.

App „OTT hören Telefon“ (Android)

Die App „OTT hören Telefon“ ist eine an unsere Telefonanlage angepasste Version der Open-Source- Software Linphone (GPLv3). Sie wird Mitarbeitenden auf ihren gerätetelefonischen Endgeräten zur Verfügung gestellt und über den internen Testtrack von Google Play verteilt.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der App dient der Bereitstellung der firmeninternen Telefonie und Erreichbarkeit im Arbeitsverhältnis.

Rechtsgrundlage ist für die Verarbeitung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses überwiegend § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags bzw. berechtigte Interessen an einem sicheren, funktionierenden internen Telefonbetrieb).
Für die beim Betrieb einer Telekommunikationsanlage anfallenden Verbindungs- und Inhaltsdaten gelten zudem das Fernmeldegeheimnis (§ 88 TKG) und das Telekommunikation-Dienste-Datenschutz- Gesetz (TDDDG). Eine Kenntnisnahme von Kommunikationsinhalten durch uns findet nicht statt.

Verarbeitete Datenkategorien

1. Telefonie-Konto und Zugangsdaten Zur Einrichtung der App wird dem Endgerät ein internes Telefonie-Konto (Durchwahl nebst Passwort) zugewiesen; die Einrichtung kann über einen einmaligen Berechtigungscode (QR-Code) erfolgen. Diese Zugangsdaten werden auf dem Gerät gespeichert und gegenüber unserer Telefonanlage verwendet.

2. Verbindungs- und Telefoniedaten Beim Telefonieren fallen Rufnummern, Datum/Uhrzeit und Dauer der Verbindungen an. Diese Daten werden von unserer betriebseigenen Telefonanlage (FreeSWITCH) ausschließlich zum Verbindungsaufbau, zur Abrechnungskontrolle und zum Betriebsbetrieb verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

3. Anrufbeantworter (Voicemail) Auf der Telefonanlage können Sprachnachrichten (Anrufer, Zeit, Nachricht) hinterlegt werden. Diese werden auf unserer Telefonanlage gespeichert und können zur Benachrichtigung per firmeninterner E-Mail übermittelt werden. Sprachnachrichten werden nach Ablauf der betriebsüblichen Speicherfrist gelöscht.

4. Kontakte und Telefonbücher Die App synchronisiert firmeninterne Telefonbücher (Nebenstellen, Rufgruppen, interne Kontakte) sowie ggf. allgemeine Firmenkontakte über CardDAV mit unseren Servern. Hierfür erhält jedes Gerät eigene, gerätebezogene Zugangsdaten. Kontaktdaten werden ausschließlich für die betriebliche Kommunikation verarbeitet.

5. Status- und Anwesenheitsinformationen Zum Zwecke der internen Erreichbarkeit kann die App den Abruf bzw. die Anzeige von Anrufinformationen (z. B. „gesehene“ Anrufe in Listen) auf dem Gerät vornehmen. Diese Daten bleiben auf dem Gerät bzw. auf unserer Telefonanlage.

6. Push-Benachrichtigungen (Firebase Cloud Messaging) Um bei gesperrtem Gerät über eingehende Anrufe und Nachrichten informiert zu werden, nutzen die App und unsere Telefonanlage den Firebase Cloud Messaging-Dienst (FCM) der Google Ireland Ltd. Dabei werden technische Gerätekennungen (u. a. FCM-Token, Installations-ID) an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zuverlässiger Benachrichtigung). Es werden keine Inhalte der Kommunikation an Google übermittelt – lediglich die technisch erforderliche Nachricht, dass das Gerät die Verbindung zur Telefonanlage aufnehmen soll. Es findet keine Identifizierung der Endgeräte über die Push-Hinweise durch uns statt. Hinweise von Google zum Datenschutz: Google Firebase-Datenschutz.

7. Bezug über den Google Play Store Der Download und Updates der App erfolgen über den Google Play Store. Dabei verarbeitet Google (Betreibergesellschaft je nach Region, z. B. Google Ireland Ltd.) Daten (z. B. Google-Konto, Gerätedaten) nach Maßgabe der Datenrichtlinie für den Google Play Store. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

8. Keine Analyse, keine Werbung Die App enthält keine Werbe- oder Analyse-Module. Insbesondere sind Firebase Crashlytics und sämtliche Analytics-Komponenten nicht aktiviert. Ein Tracking Ihres Nutzungsverhaltens durch uns erfolgt nicht.

Speicherung, Löschung, Empfänger

Die Daten werden auf unserer Telefonanlage und den zugehörigen Systemen sowie auf dem bereitgestellten Endgerät gespeichert. Die Server werden in deutschen Rechenzentren der Hetzner Online GmbH betrieben (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO, Standort Deutschland); eine Speicherung außerhalb der EU findet nicht statt.
Telefoniekonten, zugehörige Zugangsdaten, Voicemailboxen und synchronisierte Kontakte werden gelöscht, sobald das Arbeitsverhältnis endet, das Gerät zurückgegeben wird oder die Durchwahl umgezogen/deaktiviert wird – im Regelfall unmittelbar nach Austragung durch die Administration.
Empfänger außerhalb des Unternehmens sind die unter Ziff. 6 und 7 genannten Dienstleister (Google/FCM, Google Play), soweit deren Dienste technisch in Anspruch genommen werden, sowie der Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH als Auftragsverarbeiter (siehe oben).

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO bzw. § 26 Abs. 6 BDSG) – soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht oder im Beschäftigungskontext erfolgt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an:

E-Mail: datenschutz@otthoeren.de Telefon: +49 (0) 9441 3131 Post: Ott Electronic GmbH, Ludwigsplatz 4, 93309 Kelheim

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können sich jederzeit an eine Aufsichtsbehörde wenden, z. B. das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

Weitere interne Apps

Dieser Abschnitt wird ergänzt, sobald weitere interne OTT-Apps veröffentlicht werden. Für jede App wird ein eigener, entsprechend gekennzeichneter Unterabschnitt mit den Datenkategorien dieser App ergänzt; die übrigen Regelungen (Verantwortlicher, Rechte, Beschwerderecht) gelten entsprechend.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder geänderte Datenverarbeitungen anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie stets unter otthoeren.de/datenschutz-apps.