Datenschutz – WhatsApp Kommunikation

Letzte Aktualisierung: März 2026

Verantwortliches Unternehmen

Ott Electronic GmbH Vertreten durch die Geschäftsführer Elisabeth Gottwald und Michael Gottwald.

Ludwigsplatz 4 93309 Kelheim

Telefon: +49 (0) 9441 3131 Telefax: +49 (0) 9441 4449 E-Mail: info@otthoeren.de

Datenschutz-Kontakt

Bei Anfragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden. E-Mail: datenschutz@otthoeren.de

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Kommunikation über den Messenger-Dienst WhatsApp zwischen Ihnen und der Ott Electronic GmbH (Marke: OTT hören). Sie ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung, die weiterhin uneingeschränkt gilt.

Wir nutzen die WhatsApp Business Plattform (Cloud API) der Meta Platforms Ireland Ltd. zur Kundenkommunikation. Die über WhatsApp empfangenen Nachrichten werden über eine technische Schnittstelle (Webhook) an unser internes Kommunikationssystem (Rocket.Chat) weitergeleitet, um eine effiziente und zentrale Bearbeitung Ihrer Anfragen zu ermöglichen.

Welche Daten verarbeiten wir?

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir folgende Daten:

Kontaktdaten: Ihre Telefonnummer sowie Ihr WhatsApp-Profilname
Nachrichteninhalte: Textnachrichten, die Sie uns senden
Mediendateien: Bilder, Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Dokumente, die Sie uns übermitteln
Standortdaten: Nur sofern Sie uns diese aktiv über die WhatsApp-Standortfreigabe senden
Metadaten: Zeitstempel der Nachrichten, Zustellungs- und Lesestatus

Wir erheben keine Daten über Sie, die über den Inhalt Ihrer Kommunikation mit uns hinausgehen. Insbesondere greifen wir nicht auf Ihre WhatsApp-Kontaktliste, Ihr Adressbuch oder sonstige auf Ihrem Gerät gespeicherte Daten zu.

Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich für folgende Zwecke:

Kundenkommunikation: Beantwortung Ihrer Anfragen zu unseren hörakustischen Dienstleistungen, Terminvereinbarungen, Serviceanfragen und allgemeine Beratung
Kundenbetreuung: Nachbetreuung im Rahmen bestehender Kundenbeziehungen, z. B. Erinnerungen an Wartungstermine oder Nachsorge
Interne Bearbeitung: Weiterleitung und Bearbeitung Ihrer Anfragen durch unsere Mitarbeiter über unser internes Kommunikationssystem

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO): Indem Sie uns aktiv über WhatsApp kontaktieren, willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen dieser Kommunikation ein. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO): Soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses dient (z. B. Terminvereinbarung für eine Hörgeräteversorgung).
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO): Unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und kundenfreundlichen Kommunikation über den von Ihnen bevorzugten Kanal.

Soweit Sie uns Gesundheitsdaten übermitteln (z. B. Informationen zu Ihrem Hörvermögen), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO). Wir empfehlen, sensible Gesundheitsdaten nach Möglichkeit persönlich in einer unserer Filialen oder telefonisch zu besprechen.

Soweit Sie uns im Rahmen Ihres Besuchs in einer unserer Filialen eine gesonderte Einwilligungserklärung zur Kontaktaufnahme über WhatsApp erteilt haben, stützt sich die Verarbeitung für ausgehende Nachrichten (z. B. Terminbenachrichtigungen, Serviceinformationen) zusätzlich auf diese Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Datenfluss und beteiligte Dienstleister

WhatsApp / Meta Platforms

Wir nutzen die WhatsApp Business Cloud API der Meta Platforms Ireland Ltd. Meta verarbeitet dabei als eigenständiger Verantwortlicher bestimmte Daten gemäß der eigenen Datenschutzrichtlinie. Für die Datenverarbeitung durch Meta verweisen wir auf die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp. Nachrichten auf der WhatsApp-Plattform sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Rocket.Chat (Internes Kommunikationssystem)

Eingehende WhatsApp-Nachrichten werden über den Omnichannel-Gateway-Dienst der Rocket.Chat Technologies Corp. (omni-gateway.rocket.chat) an unser internes Kommunikationssystem Rocket.Chat weitergeleitet. Dabei durchlaufen die Nachrichten zunächst die Infrastruktur von Rocket.Chat Technologies Corp., bevor sie an unseren selbst betriebenen Rocket.Chat-Server übermittelt werden. Die Rocket.Chat Technologies Corp. fungiert insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die dauerhafte Speicherung und Bearbeitung der Nachrichten erfolgt ausschließlich auf unserem eigenen Server in Deutschland.

Hosting und Infrastruktur

Unser Rocket.Chat-Server wird auf Servern der Hetzner Online GmbH am Standort Deutschland (Falkenstein/Nürnberg) betrieben. Die Datenverarbeitung auf unserer eigenen Infrastruktur erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Mit der Hetzner Online GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Datenweitergabe an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer über WhatsApp erhobenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn:

Sie haben ausdrücklich eingewilligt
Die Weitergabe ist zur Vertragserfüllung erforderlich (z. B. Weiterleitung relevanter Informationen an einen behandelnden Arzt auf Ihren ausdrücklichen Wunsch)
Eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Auftragsverarbeiter

Folgende Dienstleister sind als Auftragsverarbeiter an der Datenverarbeitung beteiligt:

Rocket.Chat Technologies Corp. – Betrieb des Omnichannel-Gateway-Dienstes zur Weiterleitung eingehender WhatsApp-Nachrichten an unseren Server
Hetzner Online GmbH – Hosting unseres Rocket.Chat-Servers in Deutschland

Datenübermittlung in Drittländer

Durch die Nutzung der WhatsApp-Plattform kann eine Übermittlung von Metadaten an Meta Platforms, Inc. in den USA erfolgen. Meta stützt sich hierbei auf die EU-Standardvertragsklauseln sowie das EU-U.S. Data Privacy Framework. Ebenso kann durch die Nutzung des Omnichannel-Gateway-Dienstes der Rocket.Chat Technologies Corp. eine vorübergehende Verarbeitung von Nachrichtendaten außerhalb der EU erfolgen. Die dauerhafte Speicherung auf unserer eigenen Infrastruktur (Rocket.Chat auf Hetzner-Servern) erfolgt ausschließlich in Deutschland.

Speicherdauer

Ihre über WhatsApp empfangenen Nachrichten und Mediendateien werden in unserem internen Kommunikationssystem (Rocket.Chat) zeitlich unbegrenzt gespeichert, sofern dies für die laufende Kundenbeziehung erforderlich ist.

Die Löschung erfolgt:

Auf Ihren Wunsch hin (siehe „Ihre Rechte" unten)
Wenn der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen
Bei Beendigung der Kundenbeziehung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (6–10 Jahre gemäß HGB und AO)

Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen Format verlangen.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen.
Widerruf der Einwilligung: Sie können Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie uns hierfür einfach eine Nachricht über WhatsApp oder senden Sie eine E-Mail an datenschutz@otthoeren.de.

Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

E-Mail: datenschutz@otthoeren.de Telefon: +49 (0) 9441 3131 Post: Ott Electronic GmbH, Ludwigsplatz 4, 93309 Kelheim

Wir werden Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats, bearbeiten.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (Art. 77 DSGVO):

Postanschrift: Postfach 1349, 91504 Ansbach Adresse: Promenade 18, 91522 Ansbach Telefon: 0981 180093-0 E-Mail: poststelle@lda.bayern.de Internet: https://www.lda.bayern.de/

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling auf Basis Ihrer über WhatsApp übermittelten Daten findet nicht statt.

Freiwilligkeit

Die Kommunikation über WhatsApp ist freiwillig. Alternativ erreichen Sie uns jederzeit telefonisch, per E-Mail, postalisch oder persönlich in einer unserer Filialen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie stets unter otthoeren.de/datenschutz-whatsapp.